PENGGUNAAN MODEL PENELITIAN CONSPECTUS DALAM MENGEVALUASI KARYA TULIS BIDANG PERPUSTAKAAN : ANALISIS KARYA ILMIAH “EVALUASI KOLEKSI JURNAL ELEKTRONIK EBSCO MENGGUNAKAN METODE CONSPECTUS DI PERPUSTAKAAN IPB” KARYA RATNANINGSIH

Makalah Mata Kuliah  

Manajemen Organisasi dan Koleksi Perpustakaan

Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi informasi dewasa ini telah mengubah perilaku pengguna dalam mencari informasi dan berdampak bagi lembaga yang bergerak dalam bidang jasa informasi dan perpustakaan. Disamping itu, teknologi informasi telah menciptakan suatu rasa penting dan membuka peluang baru untuk mengembangkan produk dan meningkatkan layanannya. Sebagai lembaga yang bertugas menyimpan, mengolah, dan mendistribusikan informasi, perpustakaan dituntut untuk memberikan layanan kepada penggunanya dengan menyediakan  informasi baik bentuk tercetak maupun elektronik. 

Untuk mengantisipasi hal tersebut maka diperlukan evaluasi koleksi yang terus menerus. Evaluasi adalah tahap akhir dalam suatu kegiatan manajemen yang memiliki peran vital dalam menentukan berhasil atau tidaknya sistem yang telah diterapkan. Oleh karena itu, evaluasi koleksi sangat penting dalam suatu perpustakaan guna mengetahui kekuatan yang ditandai dengan kedalaman, keluasan dan kelengkapan koleksi jurnal elektronik sekaligus untuk mengetahui kelemahan jurnal elektronik yang dilanggan.  Salah satu metode yang dapat digunakan  untuk  melakukan evaluasi  koleksi  adalah  metode conspectus, yang merupakan salah satu dari metode untuk mengukur koleksi buku secara kualitatif yang pertama kali disusun oleh RLG (Research Libraries Group) pada tahun 1980, yang memberikan penilaian koleksi berdasarkan area subjek. 

PENGERTIAN CONSPECTUS

Metode conspectus belum terlalu dikenal baik oleh masyarakat maupun di kalangan pustakawan di Indonesia. Metode ini lebih banyak berkembang di Amerika Serikat, Inggris dan Canada. Conspectus RLG merupakan salah satu standar yang diformat oleh Research Libraries Group (RLG) untuk menilai intensitas koleksi, kekuatan dan kelemahan koleksi dari satu atau beberapa perpustakaan. Metode ini dapat diterapkan baik di perpustakaan umum, perpustakaan khusus maupun perpustakaan perguruan tinggi. Kode yang dibangun oleh Research Libraries Group dimaksudkan sebagai sarana atau alat untuk membandingkan intensitas koleksi yang sifatnya standar dan  ditujukan bagi kegiatan pemanfaatan bersama koleksi antar beberapa perpustakaan.

CONSPECTUS SEBAGAI SEBUAH PENDEKATAN EVALUASI KOLEKSI

Conspectus adalah seperangkat kode standar, alat, survei yang digunakan untuk memberikan penilaian koleksi secara sistematis (Powell, 1992). Metode conspectus dapat memberikan penilaian berdasarkan subjek terhadap kekuatan koleksi perpustakaan. Pada masing-masing subjek, perpustakaan menandai dengan kode alfanumerik yang mengindikasikan tingkat dan bahasa koleksi yang ada. WLN Collection Assessment Manual 4th juga menjelaskan lebih spesifik tentang karakteristik dan elemen dari conspectus: 

1) Struktur 

Struktur conspectus disusun secara hirarkis dimulai dari pembagian divisi yang luas sampai pembagian subjek yang sangat spesifik. Perpustakaan dapat menggunakan salah satu atau seluruh dari hirarki ini. Struktur conspectus adalah sebagai berikut:

a. Divisi adalah hirarki yang paling pertama dari conspectus. Terdapat 24 divisi yang tidak diatur berdasarkan skema klasifikasi

b. Kategori adalah pembagian lebih lanjut dari divisi. Terdapat 500 penjabaran kategori yang diidentifikasi berdasarkan skema klasifikasi Library of Congress (LC)  maupun Dewey.

c. Subjek adalah hirarki yang ketiga karenanya lebih bersifat spesifik dan terdiri atas 4000 subjek.

2) Kode Standar

Conspectus menggunakan nilai tingkatan numerik untuk memberikan gambaran mengenai Current Collection, Acquisition Commitment, dan Collection Goal. Penilaian numerik menggunakan indikator skala 0-5 di mana masing-masing level adalah kode standar yang menjelaskan jenis aktivitas yang dapat didukung oleh aras koleksi (collection level).

a. Acquisition Commitment (AC) menjelaskan tingkat pertumbuhan koleksi. AC merefleksikan aras aktivitas aktual mengenai sejauh mana koleksi berkembang, dan bukan aras yang direkomendasikan oleh kebijakan pengembangan koleksi.

b. Collection Goal (CG) mengindikasikan kebutuhan informasi aktual  dan kebutuhan informasi yang dapat diantisipasi berdasarkan misi, program, dam pengguna perpustakaan. Indikator pada kegiatan ini merefleksikan penambahan atau penghapusan kurikulum yang mendorong perubahan prioritas pengembangan koleksi pada perpustakaan.

c. Current Collection (CC) menggambarkan kekuatan koleksi relative dalam suatu area subjek tertentu. Kekuatan koleksi meliputi seluruh bahan literatur dalam berbagai format, seperti monograf, jurnal, mikrofilm, bahan audio-visual, peta, realia, dan lain sebagainya. Termasuk juga bahan literatur yang disirkulasikan serta koleksi yang disirkulasikan. Pemilihan CL mendeskripsikan sumber daya perpustakaan secara menyeluruh.

INDIKATOR LEVEL DALAM CONSPECTUS

Kode	Aras	Deskripsi
0	Out of Scope (Diluar Cakupan)	Perpustakaan tidak, belum, atau tidak merencanakan untuk mengoleksi bahan literatur pada subjek tersebut, karena subjek tersebut dianggap tidak relevan dengan kebutuhan pengguna atau di luar tujuan lembaga induk
1	Minimal Level	Koleksi yang dimiliki merupakan karyakarya utama (basicwork) dalam suatu subjek pengetahuan. Bahan literatur tersebut akan selalu di-review secara berkala untuk memperoleh informasi yang mutakhir, sedangkan edisi lama akan diambil di rak.
1a	Minimal Uneven Coverage (Aras Minimal, Cakupan Tidak Merata)	Pada tingkat ini, perpustakaan hanya memiliki bahan literatur yang terbatas pada karya-karya utama dan tidak memperlihatkan cakupan subjek yang sistematis
1b	Minimal Level Even Coverage (Aras Minimal, Cakupan Merata)	Pada tingkat ini perpustakaan hanya memiliki sedikit literatur-literatur pada suatu subjek, namun memiliki sejumlah literatur inti yang ditulis oleh pengarang-pengarang utama serta cakupan bahan literatur yang dimiliki cukup representatif.
2	Basic Information Level (Aras Informasi Dasar)	Perpustakaan menyimpan koleksi yang selektif dalam rangka penyebaran disiplin ilmu atau subjek yang bersangkutan. Cakupan bahan literatur antara lain : 1. Kamus atau ensiklopedi bidang ilmu 2. Akses ke pangkalan data bibliografi 3. Edisi terseleksi dari karya-karya utama pada  disiplin ilmu yang bersangkutan 4. Penelitian-penelitian penting menyangkut aspek historisnya 5. Buku Pegangan 6. Jurnal-jurnal ilmiah utama pda disiplin ilmu yang bersangkutan Penekanan pada tingkat  ini adalah menyediakan bahan literatur utama (core material) untuk mendefinisikan suatu subjek
2a	Basic information Level (Introductory) (Aras Informasi Dasar, Pengantar)	Koleksi pada tingkat ini mencakup bahan rujukan utama dan karya-karya yang dapat memberikan penjelasan lebih lanjut seperti : 1. Buku teks 2. Kajian historis dari perkembangan suatu  subjek 3. Karya umum yang berkaitan dengan topik-topik utama pada suatu subjek yang dilengkapi dengan tabel, skema, dan illustrasi 4. Jurnal-jurnal ilmiah terseleksi
2b	Basic Information Level (Advance)  (Aras Informasi Dasar, Mahir)	Pada tingkat ini bahan literatur yang dimiliki hanya disediakan dalam rangka pengumpulan informasi dasar tentang suatu subjek atau pengantar bagi mahasiswa baru  Pada tahap yang lebih lanjut ini, perpustakaan mengoleksi bahan literatur dasar tentang subjek  tertentu dengan cakupan yang lebih luas dan lebih dalam untuk mendefinisikan dan memperkenalkan suatu subjek. Karya-karya dasar dalam bentuk : 1. Buku Teks 2. Kajian historis, bahan literatur rujukan berkaitan dengan topik-topik tertentu dari suatu subjek 3. Jurnal-jurnal ilmiah yang selektif Informasi dasar tahap lanjut yang disediakan untuk mendukung mata kuliah dasar mahasiswa, di samping memenuhi kebutuhan informasi dasar bagi universitas.
3	Study/Instructional Support Level  (Aras Pendukung Kebutuhan Instruksional /Kajian)	Yang ditekankan pada tingkat ini adalah bahan literatur yang dikoleksi perpustakaan harus mendukung suatu disiplin ilmu. Bahan literatur yang tersedia meliputi cakupan yang lebih luas untuk karya utama dalam berbagai format, sejumlah bahan retrospektif yang bernilai klasik, koleksi yang lengkap dari karya-karya penulis penting pada suatu disiplin ilmu, koleksi terpilih untuk karya-karya penulis sekunder, jurnal-jurnal terpilih untuk cakupan subjek, akses menuju pangkalan data CD ROM, dan bahan rujukan utama yang berisi bibliografi yang mendukung subjek yang bersangkutan.
3a	Study or Instructional Support Level, Introductory (Aras Pendukung Kebutuhan Instruksional/kajian, pengantar)	Tingkat ini merupakan subdivisi dari tingkat 3 yang memberikan sumber dalam rangka memelihara cabang pengetahuan dari suatu subjek. Koleksi pada tahap ini sama dengan apa yang tercakup pada tingkat 3 yang meliputi karya-karya utama dari suatu bidang disiplin ilmu dalam berbagai format, bahan literatur retrospektif klasik, jurnal-jurnal utama dari suatu subjek, akses menuju pangkalan data CD ROM, serta bahan rujukan yang mencakup informasi bibliografi yang berhubungan dengan bidang disiplin ilmu yang bersangkutan. Yang menjadi perbedaan dengan tingkat sebelumnya adalah meskipun bahan literatur mendukung perkuliahan program sarjana dan program kajian mandiri namun tidak cukup untuk mendukung program magister
3b	Study or Instructional Support Level, Advanced  (Aras Pendukung Kebutuhan Instruksional/Kajian, Tingkat Lanjut)	Pada aras ini, koleksi mencakup bahan literatur yang dianggap memenuhi syarat untuk  memelihara suatu bidang disiplin ilmu. Koleksi meliputi jurnal-jurnal utama dari topik-topik primer dan sekunder dari suatu subjek, bahan literatur penting retrospektif, literatur substantif yang memberikan kedalaman kajian untuk kepentingan riset dan evaluas, akses menuju pangkalan data CD ROM, bahan rujukan yang berisi sumber bibliografis utama pada suatu subjek. Pada tingkat ini, bahan literatur sudah memadai untuk program sarjana dan magister
4	Research Level (Aras Penelitian)	Pada tingkat riset ini, perpustakaan mengoleksi bahan literatur yang tidak dipublikasikan seperti hasil penelitian, tesis dan disertasi. Termasuk juga di dalamnya laporan penelitian hasil penemuan baru, hasil eksperimen ilmiah, dan informasi penting untuk kepentingan penelitian. Bahan literatur juga mencakup rujukan penting dan monograf terseleksi, jurnal-jurnal ilmiah yang lebih luas dan beragam. Bahan literatur lama tetap disimpan untuk kepentingan kajian historis. Tingkat ini ditujukan untuk program doktor dan penelitian murni.
5	Comprehensive Level  (Aras Komprehensif)	Pada tingkat komprehensif atau menyeluruh ini, bahan literatur mencakup semua koleksi yang ada pada tingkat-tingkat sebelumnya yang tersedia dalam berbagai format serta cakupan bahasa yang lebih luas.

Indikator  kedalaman koleksi mempresentasikan sebuah aras-aras yang berkelanjutan dari Basic Information Level sampai Research Level. Perbedaan dalam tiap aras diukur berdasarkan kualitas dan kuantitas bahan literatur. Setiap kenaikan tingkat suatu bahan literatur akan mencakup unsur, format dan  karakteristik pada aras sebelumnya. Artinya adalah bahan literatur yang ada pada Research Level (4) mengandung karakteristik yang tidak hanya terdapat pada aras tersebut juga mencakup karakteristik aras-aras sebelumnya, yakni Basic Information Level (1), Study (2), Instructional Support (3).

Penerapan Metode Conspectus di Perpustakaan dalam Karya Tulis Ratnaningsih

 

                Metode Conspectus mempunyai tujuan utama yaitu untuk memfasilitasi pengambilan keputusan tentang pengembangan koleksi dengan berdasarkan kebutuhan informasi penggguna dengan ketersediaan dana yang dimiliki. Evaluasi bahan literatur metode conspectus dapat menggambarkan pemetaan skala prioritas dalam hal kebijakan pengembangan sumber daya informasi perpustakaan (Frogkou-Batsiou, 2015). Penerapan metode conspectus  pernah  dilakukan oleh Fragkou, di 5 (lima) perpustakaan di Yunani khusus untuk subjek fisika,  kimia dan informatika. Ini merupakan penerapan metode conspectus  yang pertama kalinya untuk koleksi jurnal ilmiah. Fragkou menggunakan metode conspectus sebagai alat analisis deskriptif tentang kedalaman, keluasan, format dan kelengkapan koleksi jurnal bidang fisika, kimia dan informatika yang mengarah pada evaluasi koleksi pada lima perpustakaan di Yunani tersebut. Gambaran mengenai koleksi inti (core list) adalah tujuan akhir dari penelitian oleh Fragkou. Metode conspectus model evaluasi koleksi yang membantu penyusunan kebijakan pengembangan koleksi dapat menjadi dasar bagi kerjasama perpustakaan yang lebih luas dalam konteks lokal, wilayah, negara dan internasional (http:www.ifla.org/VII/s). Penerapan metode conspectus kebanyakan dilakukan pada perpustakaan Perguruan Tinggi karena untuk mengetahui kekuatan spesialisasi subjek, sedangkan di perpustakaan umum adalah sebagai alat untuk menilai kekuatan koleksi perpustakaan yaitu sesuai dengan visi, misi serta tujuan dari perpustakaan.

KESIMPULAN

1.       Penelitian mempelajari evaluasi koleksi dengan menggunakan metode conspectus. Koleksi yang akan dievaluasi adalah  basis data Academic Search Complete yang merupakan paket dari jurnal elektronik EBSCO yang telah dilanggan Perpustakaan IPB sejak tahun 2009. Judul-judul Jurnal dari basis data jurnal elektronik EBSCO akan dianalisis menggunakan sistem klasifikasi UDC. Sedangkan Objek dalam penelitian ini adalah database jurnal elektronik EBSCO paket Academic Search Complete yang berisi judul-judul jurnal. Database  yang dilanggan berisi abstrak dan  isi (fulltext)  yang dapat diakses secara online. Populasi yang menjadi fokus dalam penelitian ini adalah bahan literature elektronik yang berbentuk jurnal elektronik yang berjumlah 11945 judul jurnal dari berbagai disiplin ilmu yang pada skema klasifikasi Universal Decimal Classification (UDC) berada pada kelas 0 – 9. Sampel  penelitian  menggunakan tehnik  stratified  random sampling. Dalam metode conspectus diperlukan evaluator untuk menilai menentukan indikator tingkat koleksi  dan cakupan bahasa sesuai tingkatan koleksi 0-5, Evaluator yang dipilih berasal  evaluator luar (dosen) sesuai bidang ilmu terkait dan evaluator dari perpustakaan (pustakawan). Unit analisis yang digunakan dalam penelitian ini adalah judul jurnal pada jurnal elektronik EBSCO. Variabel yang akan diteliti adalah distribusi golongan klasifikasi subjek, kekuatan dan kelemahan koleksi, dan analisis bahasa.

2.       Penerapan metode conspectus sesuai untuk mengevaluasi dan dapat dijadikan sebagai salah satu dasar pengembangan koleksi. Metode conspectus cukup relevan dalam upaya perpustakaan untuk membentuk koleksi inti perpustakaan dengan tetap tidak mengabaikan kebutuhan informasi pengguna, khususnya di lingkungan perguruan tinggi

DAFTAR PUSTAKA

Frogkou-Batsiou.2005. The Conspectus Method Application to Scientific Journals: The Case e Greek Study. http://ley/kada.physics.auth.gr/eeisfrakou.html

International Federation Library Association and Institution. 2001. Guidelines for A Collection Development Policy Using the Conspectus Model. http://www.ifla.org

Powell, Nancy. 1992. WLN Collection Assessment Manual. England: Lacey, WA.

Ratnaningsih, 2012. Evaluasi Koleksi Jurnal Elektronik EBSCO Menggunakan Metode conspectus, Thesis, Pascasarjana Institut Pertanian Bogor.